Welche Fristen sind einzuhalten?

  • 1. Wann kann ich meine Stammdaten abrufen?

    Der Abruf der Stammdaten ist für Nutzer von Entgeltabrechnungsprogrammen frühestens ab dem 1. November für das folgende Meldejahr möglich.

    Beispiel: Der Stammdatenabruf für das Meldejahr 2025 ist frühestens ab 1. November 2024 möglich.

    Der Zeitpunkt des Abrufs ist abhängig von Ihrem verwendeten Entgeltabrechnungsprogramm. Je nach verwendeter Software sind die Stammdaten zu Beginn eines Meldejahres oder erst kurz vor Erstellung des digitalen Lohnnachweises abzurufen.

  • 2. Wann muss ich meinen jährlichen Lohnnachweis digital spätestens eingereicht haben?

    Der gesetzlich festgelegte Meldetermin für den Lohnnachweis digital ist der 16. Februar des Folgejahres des jeweiligen Meldejahres.

    Hier ein Beispiel: Der Lohnnachweis digital für das Meldejahr 2025 muss spätestens bis zum 16. Februar 2026 erstattet werden.

  • 3. Wann muss ich Korrekturen zu bereits gemeldeten Lohnnachweisen melden?

    Korrekturen zu bereits gemeldeten Lohnnachweisen müssen Sie unverzüglich melden. Vor der Korrektur ist die bisherige Meldung zu stornieren (siehe auch Frage 11 unter "Allgemeine Fragen zum UV-Meldeverfahren").

  • 4. Wann muss ich unterjährige Lohnnachweise absenden?

    Unterjährige Lohnnachweise müssen Sie mit der letzten Entgeltabrechnung bzw. spätestens sechs Wochen nach Eintritt des Ereignisses übermitteln.

    Gründe hierfür sind: Einstellung des Unternehmens, Insolvenzeröffnung, Beendigung einer meldenden/abrechnenden Stelle, Beendigung aller Beschäftigungsverhältnisse oder andere Sachverhalte (z.B. Übergang eines Unternehmens/Unternehmensteils auf einen Nachfolger oder Überweisung des Unternehmens an einen anderen Unfallversicherungsträger).

    Beispiele finden Sie in der Verfahrensbeschreibung zum UV-Meldeverfahren.

  • 5. Die Zuständigkeit meines Unfallversicherungsträgers hat sich geändert. Muss ich eine Meldung abgegeben?

    Ändert ein Unternehmen seinen Unternehmensgegenstand und ist für den neuen Gewerbezweig der bisherige Unfallversicherungsträger nicht mehr zuständig, wird ein Überweisungsverfahren durchgeführt. Das bedeutet, das Unternehmen ist vom bisherigen Unfallversicherungsträger an den zukünftigen Unfallversicherungsträger zu überweisen. Der Meldegrund für den abgebenden Unfallversicherungsträger bei Überweisung ist UV03.

    Fällt der Überweisungstermin auf den Jahreswechsel, gilt für den Lohnnachweis die reguläre Abgabefrist zum 16. Februar des Folgejahres. Erfolgt die Überweisung unterjährig, legt der bisherige Unfallversicherungsträger die Frist zur Abgabe des elektronischen Lohnnachweises fest.

  • 6. Was ist beim Wegfall einer meldenden/abrechnenden Stelle (z.B. bei Wechsel der Steuerberatung) zu beachten?

    Fällt eine meldende/abrechnende Stelle eines Unternehmens weg, hat diese den Lohnnachweis innerhalb von sechs Wochen nach dem Wegfall mit dem Meldegrund UV06 abzugeben.

    Die neue meldende/abrechnende Stelle muss dann einen neuen Stammdatenabruf vornehmen und zum geforderten Zeitpunkt die elektronische Meldung, für die von ihr abgerechneten Zeiträume übermitteln.

    Dies gilt insbesondere für den Fall, dass Unternehmer/-innen ihre Steuerberatung wechseln. Auch dann, wenn es möglich ist, die Personaldaten von dem Entgeltabrechnungsprogramm der alten Steuerberatung auf das Entgeltabrechnungsprogramm der neuen Steuerberatung zu übertragen, ist zu beachten, dass sich die Betriebsnummer der abrechnenden Stelle (BBNRAS) ändert. Hat die alte Steuerberatung daher bereits vorab einen Stammdatenabruf für das betreffende Meldejahr durchgeführt, hat sie diesen zu stornieren.

    Unabhängig davon, wann der Lohnnachweis der wegfallenden Stelle mit dem Meldegrund UV06 beim Unfallversicherungsträger eingeht, fließt dieser erst zum regulären Umlagezeitpunkt in die Beitragsberechnung ein. Das heißt, es erfolgt keine vorgezogene Abrechnung des Beitrags, weil zum Abrechnungszeitpunkt alle vorliegenden Meldungen in einem Beitragsbescheid zusammengefasst werden.

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