Meldung durch Arbeitgebende

Was ist zu melden?

Über das zentrale Meldeportal von DGUV Vorsorge können Arbeitgebende die nachgehende Vorsorge, die auch nach dem Ende des Beschäftigungsverhältnisses anzubieten ist, unter bestimmten Voraussetzungen auf die zuständigen Unfallversicherungsträger bzw. die von ihnen beauftragten Vorsorgedienste übertragen. Das Meldeportal ergänzt die bisherigen Meldeverfahren um eine Online-Variante. In welchen Fällen grundsätzlich eine Verpflichtung zum Angebot nachgehender Vorsorge besteht, können Sie hier nachlesen.

Wann ist zu melden?

Die Anmeldung betroffener Personen kann zu jedem Zeitpunkt vorgenommen werden, also auch zu Beginn der gefährdenden Tätigkeit oder während bzw. nach Ausübung der Tätigkeit. Solange das Beschäftigungsverhältnis besteht, müssen die Arbeitgebenden jedoch die arbeitsmedizinische Vorsorge selbst durchführen oder anbieten.

Spätestens nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmen bzw. der Einrichtung ist eine (weitere) Meldung mit dem Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Dauer der Exposition im DGUV-Meldeportal vorzunehmen. Mit dieser Meldung übertragen die Arbeitgebenden die Verpflichtung zum Angebot nachgehender Vorsorge gemäß § 5 Abs. 3 der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge – ArbMedVV - auf den zuständigen Unfallversicherungsträger bzw. den beauftragten Organisationsdienst.

Anmeldungen beruflich exponierter Personen der Kategorie A können laut Strahlenschutzrecht nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses vorgenommen werden. Voraussetzungen hierfür sind, dass der nach Strahlenschutzrecht ermächtigte Arzt (StrlSchV § 175) eine Empfehlung für nachgehende Untersuchungen ausgesprochen und die betroffene Person diesen Untersuchungen und der Durchführung durch den zuständigen Unfallversicherungsträger zugestimmt hat (StrlSchV § 78). Die nachgehenden Untersuchungen sind durch einen Arzt nach § 175 StrlSchV durchzuführen.

Warum wird eine Einwilligung für die Meldung benötigt?

Unabhängig von den Meldezeitpunkten und Vorsorgeanlässen dürfen die Daten betroffener Personen nur mit ihrer individuellen Einwilligung im Meldeportal von DGUV Vorsorge erfasst und übermittelt werden. Meldende Arbeitgebende müssen daher vor einer Weitergabe der Daten an die Unfallversicherungsträger bzw. die Organisationsdienste unbedingt sicherstellen, dass die schriftliche Einwilligung der zu meldenden Person vorliegt. Diese Erklärung ist von den Arbeitgebenden aufzubewahren und kann im Einzelfall vom zuständigen Unfallversicherungsträger bzw. Vorsorgedienst angefordert werden.

Die Einwilligungserklärung der Arbeitnehmenden zur Datenübermittlung (PDF, 21 kB) an die Organisationsdienste im Vorsorgebereich über das zentrale Meldeportal kann hier heruntergeladen werden.

Auf der Startseite des Meldeportals wird gleich zu Beginn abgefragt, ob die erforderliche Einwilligung für die Meldung vorliegt. Eine Dateneingabe und -übermittlung im Meldeportal ist nur möglich, wenn im dafür vorgesehenen Feld eine vorliegende Einwilligungserklärung bestätigt werden kann.

Wie geht es nach Eingabe der Daten im Meldeportal weiter?

Nach vollständiger Eingabe der Daten erhalten Sie eine Zusammenfassung in Form einer Vorschau der Meldung. Damit können die Angaben vor dem Absenden noch einmal geprüft und ggf. korrigiert werden. Außerdem erfahren Sie, welcher Organisationsdienst die Meldedaten nach dem Absenden übernehmen und verarbeiten wird. Die Meldungen werden den Vorsorgediensten auf Grundlage der Angaben zu den beruflichen Tätigkeiten und gefährdenden Einwirkungen zugeordnet.

Nach dem Absenden der Daten steht das Meldeformular als PDF-Datei zur Verfügung und kann ausgedruckt und/oder gespeichert werden. Bitte bewahren Sie die Meldung zusammen mit der Einwilligungserklärung auf und händigen Sie ein Exemplar der betroffenen Person für evtl. spätere Rückfragen beim zuständigen Vorsorgedienst aus. Informationen zum Datenschutz nach Art. 13, 14 DSGVO bezüglich der bei den Organisationsdiensten erhobenen und verarbeiteten Daten erhalten Sie direkt beim zuständigen Organisationsdienst.

Um dem Verlust von Meldedaten vorzubeugen, werden die im zentralen Meldeportal von DGUV Vorsorge erfassten Daten vorsorglich für die Dauer von drei Monaten in einer Datenbank gespeichert. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten automatisch gelöscht.

Bitte beachten Sie die weiteren Hinweise unter "Datenschutz".

Was macht der Vorsorgedienst nach der Anmeldung?

Bei erfolgreicher Anmeldung prüft der Vorsorgedienst seine Zuständigkeit und bestätigt ggf. der angemeldeten Person die Aufnahme in die nachgehende Vorsorge. Hierbei werden auch ausführlichen Informatione zu Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung gegeben.

Bei noch bestehendem Beschäftigungsverhältnis wird in der Aufnahmemitteilung auf die weiterhin gegebene Verpflichtung der Arbeitgebenden zur Durchführung bzw. zum Angebot arbeitsmedizinscher Vorsorge hingewiesen.