Information

Herr P. ist bei einem Bildungsträger tätig, bei dem die Beschäftigten in unterschiedlichen Projekten örtlich verstreut arbeiten. Im Unternehmen herrscht im Hinblick auf die Informationsflüsse wenig Struktur, oftmals werden Informationen ad-hoc bzw. zwischen Tür und Angel ausgetauscht. Es gibt weder ein Intranet noch eine übersichtliche elektronische Ordnerstruktur, in der Informationen zu unterschiedlichen Themen systematisch abgelegt sind. Am häufigsten erfolgt die Informationsweitergabe per E-Mail, wobei einige Beschäftigte dazu tendieren, viele Kolleginnen und Kollegen unreflektiert in cc zu setzen. In der Folge erhalten die Beschäftigten einerseits zu viele und irrelevante Informationen, anderseits fehlen oftmals Informationen oder sind unvollständig. Sowohl die irrelevanten als auch die fehlenden Informationen verursachen Zusatzaufwand, d. h. sie kosten Herrn P. und seinen Kolleginnen und Kollegen Zeit, die sie eigentlich dringend für die Arbeit in den Projekten bräuchten. Die fehlenden Informationen müssen oftmals mühsam gesucht bzw. in Erfahrung gebracht werden. Hierbei werden häufig Kolleginnen und Kollegen bei ihrer Arbeit unterbrochen, wenn sie auf Nachfragen reagieren müssen. Irrelevante Informationen sind in der Regel nicht auf den ersten Blick zu erkennen und müssen erstmal als solche identifiziert werden.

Für die Beschäftigten des Bildungsträgers besteht die Gefährdung, dass sie in ihrem Arbeitsfluss durch diese Informationsmängel ausgebremst und dadurch zunehmend gereizt werden. Weiterhin ist es möglich, dass die Arbeit ohne die eigentlich benötigten Informationen erledigt wird und dadurch Fehler bewusst riskiert werden. Langfristig kann eine dauerhafte unzureichende Informationsgestaltung zu einer Beeinträchtigung der physischen und psychischen Gesundheit führen.

Informationen und Informationsprozesse sind gut gestaltet, wenn die für die Erledigung der Arbeitsaufgaben notwendigen Informationen rechtzeitig, verständlich, der Situation angemessen und in geeigneter Form zur Verfügung gestellt werden.

Beispielhafte Maßnahmen

In der Reihenfolge S-T-O-P soll geprüft werden, ob es passende Maßnahmen zum Schutz vor einer Gefährdung gibt.

Substitution

• In diesem Beispiel wurden keine substituierenden Maßnahmen getroffen.

Technische Maßnahmen

• Einrichten einer Intranetseite mit externer technischer Unterstützung
• Bereitstellung und Zugang zu einer elektronischen Datenablage

Organisatorische Maßnahmen

• Entwicklung einer Ablagestruktur inklusive Klärung von Berechtigungen (Ändern, Löschen und Hinzufügen von Dokumenten) und Datenschutz
• Leitlinien zur Informationsweitergabe zur Form (schriftlich oder mündlich), zum Umfang (ausführlich oder knapp) und zur Struktur (Übersichtlichkeit, Gliederung)
• Einrichtung eines E-Mail-Knigge (Verteiler, Anhänge)
• Systematische Einbeziehung der Beschäftigten bei der Entwicklung und Umsetzung der Ablagestruktur und Regeln zur Informationsweitergabe

Personenbezogene Maßnahmen

• Training zu Softwareprogrammen, z. B. E-Mail-Programm
• Workshops zum Kennenlernen der neuen Strukturen und Einüben der neuen Abläufe